BPM o Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocios), es desarrollado en un enfoque de manejo adaptable con el fin de facilitar y sistematizar los procesos de la organización comprometida con el cliente.

BPM es un conjunto de buenas prácticas que le permite a la organización diseñar, modelar, analizar, mejorar, automatizar y controlar sus procesos de negocio. Procesos que son enfocadas a la satisfacción de los clientes, clientes que pueden ser internos o externos. Internos, áreas internas y empleado. Externas, proveedores, clientes y aliados, consiguiendo resultados alienados a la estrategia de la organización.

BPM contiene 5 etapas, cada una de estas etapas nos permite ir identificando actividades que generan o no valor, tanto para el negocio, el cliente o el proceso. Cada una de ellas cuenta con aspectos claves para culminarlas con éxito.

Etapas BPM

1 Descubrimiento del proceso

En esta etapa lo que busca la metodología BPM es identificar el proceso, conocer su ejecución, herramientas usadas, tiempos, actividades y actores. Empezamos a descubrir el AS IS del proceso, a entender el funcionamiento y el objetivo del mismo.

2 Análisis del proceso

Esta es una de mis etapas favoritas, esta etapa en mi opinión es nuestra prueba de fuego, es acá donde nos enfrentamos a uno de los más grandes retos que tenemos las personas amantes de la transformación de procesos, es acá donde iniciamos a identificar el valor del proceso y de sus actividades, identificamos las actividades que están generando valor al negocio, al cliente y al proceso y las que no generan valor las vamos dejando identificadas para quitarlas de este proceso, claro, sin perder de vista la gestión del cambio. No podemos llegar a eliminar actividades o formatos de los procesos, sin previamente realizar la sensibilización al equipo, sin antes dar a conocer las bondades de crear procesos digitales, procesos escalables, procesos que tengan la menor interacción con el recurso humano. Quitar el tabú en los ejecutores del proceso que se van a quedar desempleados, si no al contrario, que el tiempo que les tomaba realizar una actividad que no genera valor lo pueden estar empleando en analizar el comportamiento del proceso e involucrarse en la minería de datos.  Identificar las debilidades y oportunidades de mejora de los procesos.

3 Rediseño del proceso

En esta etapa lo que busca la metodología es iniciar a involucrar recursos y herramientas tecnológicas para crear procesos escalables, procesos que se puedan transformar desde su actividad más simple, procesos que puedan ser ejecutados de forma automática y que nos permita monitorear los logs de cada una de sus actividades, para tomar decisiones basados en el comportamiento del mismo. Rediseñar unos procesos implica el apoyo de todas las áreas involucradas, de todos los actores, revisar si es necesario pensar en desarrollos que no superen el presupuesto asignado, si se cuentan con los recursos necesarios para ejecutar el desarrollo, simular el proceso, identificar previo si la propuesta de rediseño si va a generar el valor y va a mejorar la satisfacción del cliente, cliente interno o externo.  No olvidemos que BPM tiene ese enfoque. La satisfacción del cliente, entregando productos o servicios de calidad y con oportunidad.

4.  Implementación del proceso

Es importante mencionar que toda la gestión de procesos debe ser comprendida por la alta dirección, ellos son los que dan la dirección de lo que esperan como negocio, los que ponen el presupuesto, sin la alta dirección acompañada de una buena estrategia, no ha sido posible la implementación de una gestión de procesos en las organizaciones.

Una vez tengamos el rediseño del proceso llega el momento del actuar, como lo conocemos en el famoso ciclo PHVA, y es acá donde el monitoreo y seguimiento a la estabilización del proceso, aunque podría estar a cargo del actor principal, es nuestra responsabilidad asegurar que entreguemos procesos estabilizados, procesos ejecutables, procesos que cumplan un 97% de los criterios de aceptación. Recordemos que antes de implementar un proceso, debemos conocer que es lo que se espera de este nuevo proceso para así analizar el resultado del mismo.

En esta etapa empezamos a identificar mejoras, trabajar hallazgos resultados de la ejecución de proceso, hallazgos que pueden generarse por auditorias, incumplimiento de indicadores, insatisfacción de los clientes, entre otras, Esta etapa nos permite tener procesos escalables. El monitoreo del proceso se realiza de acuerdo la data almacenada.

En los últimos 4 años, el procesamiento, almacenamiento y lectura de los datos almacenados en las herramientas tecnologías han sido los actores principales para el incremento de ventas, el aumento del consumo de nuevas herramientas tecnologías, la potencialización de alguna organización y la quiebra de otras., Estamos en un entorno competitivo donde tememos clientes digitales, conectados e informados, nuevas tecnologías, RPAS, BPMS, entre otros, nuevos modelos de negocio, digitales, centrados en el cliente, y sacando provecho al valor de los datos.

La transformación digital es un plan estratégico que conlleva un cambio cultura, requiere replantear los modelos de negocio, transformar procesos con el uso de nuevas tecnologías, enfocado al cliente, entregando productos de calidad y con oportunidad, tomando decisiones basadas en data, con el objetivo de mejorar la experiencia de los clientes y lograr su crecimiento exponencial.

La transformación digital de los procesos, no necesita solo tecnología, requiere un cambio de cultura y una dirección, estrategia que esté orientada a lograr el crecimiento de la organización, enfocada a cumplir los estándares de calidad y oportunidad de nuestros clientes, clientes digitales.

Referencias Bibliográficas

https://albatian.com/es/blog/bpm-es-clave-para-conseguir-la-transformacion-digital/